Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und Diensteanbieter nach § 5 DDG ist:
Bohdan Chechel
Josef-Wirth-Weg 21
80939 München
E-Mail: info@sozheim.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte direkt an info@sozheim.de.

2. Zweck der Verarbeitung

Sozheim+ erläutert Nutzerinnen und Nutzern, die die deutsche Sprache nicht ausreichend beherrschen, in verständlicher Sprache, was in einem behördlichen oder geschäftlichen Schreiben steht und was das Schreiben verlangt: worum es geht, ob eine Handlung nötig ist, bis wann, welche Unterlagen genannt sind und welche Folgen das Schreiben selbst nennt.

Sozheim+ gibt keine Rechtsberatung, bewertet nicht, ob eine Entscheidung richtig oder rechtmäßig ist, und empfiehlt keine Rechtsmittel; es verweist auf zuständige Beratungsstellen. Zusätzlich bietet Sozheim+ Inhalte zu Beruhigungsübungen und Notfallinformationen.

Die Erläuterungen werden von einem KI-System erstellt und sind in der Anwendung als solche gekennzeichnet (Art. 50 KI-VO).

3. Welche Daten verarbeiten wir?

a) Nutzung der Website (Server-Logdaten)

Beim Aufruf unserer Website verarbeitet unser Server folgende technisch erforderliche Daten: gekürzte IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, die Anfrage (Methode und aufgerufene Adresse), HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, die zuvor besuchte Seite (Referrer), die Browser-Kennung (User-Agent) und die Antwortzeit. Diese Verarbeitung dient der Bereitstellung der Website sowie der Gewährleistung von Sicherheit und Stabilität.

Diese Daten werden auf unserem Server bei der Hetzner Online GmbH verarbeitet (Ziffer 5 a). Die IP-Adresse wird dabei nur gekürzt gespeichert – bei IPv4-Adressen wird das letzte Oktett durch Null ersetzt, bei IPv6-Adressen werden nur die ersten 48 Bit gespeichert –, sodass sie keiner bestimmten Person mehr zugeordnet werden kann; die Dateien werden nach sieben Tagen automatisch gelöscht. Daneben führt der Webserver ein Fehlerprotokoll über technische Störungen; auch darin wird die IP-Adresse nur in dieser gekürzten Form gespeichert, die Dateien werden ebenfalls nach sieben Tagen gelöscht. Anfragen zur Erläuterung eines Schreibens und Chatnachrichten werden in keines dieser Protokolle geschrieben. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an der Bereitstellung und Sicherheit der Website (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

b) Nutzungsstatistik ohne Kennung

Für eine datensparsame, betriebliche Auswertung der Nutzung sendet Ihr Browser bei der Nutzung einzelner Bereiche ein Nutzungsereignis an unseren Server. In den tagesweisen Protokolldateien werden keine IP-Adressen, keine Inhalte Ihrer Eingaben, keine Zugangsdaten und keine Sitzungs- oder Gerätekennung gespeichert; erfasst werden ausschließlich Datum und Stunde, Funktionsbereich, Aktion, Erfolg oder Fehler, gegebenenfalls Dauer, App-Version, Plattform und Sprache. Ihr Browser speichert dafür nichts.

Die Dateien werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (Ziffer 7). Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer minimalen Nutzungsmessung und Stabilität (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

c) Sicherheitsprotokoll

Zum Schutz vor Missbrauch führen wir ein tagesweises Sicherheitsprotokoll über fehlgeschlagene Anmeldeversuche im Verwaltungsbereich, das Überschreiten von Nutzungslimits und auffällige Anfragen. Es enthält Zeitpunkt, Ereignistyp, aufgerufenen Endpunkt und Statuscode. Statt der IP-Adresse wird ein Hashwert der gekürzten IP-Adresse gespeichert, der mit einem täglich wechselnden Schlüssel gebildet wird. Diese Dateien werden nach 14 Tagen automatisch gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (IT-Sicherheit).

Begrenzung der Nutzung. Zum Schutz vor Missbrauch und Überlastung begrenzt unser Server die Zahl der Anfragen. Der vorgeschaltete Webserver verwendet dafür die vollständige IP-Adresse nur kurzzeitig im Arbeitsspeicher; sie wird nicht in Dateien geschrieben. An die Anwendung selbst wird ausschließlich die gekürzte IP-Adresse (Ziffer 3 a) weitergegeben. Mit ihr zählt die Anwendung die Anfragen in Zeitfenstern von 15 Minuten sowie die Zahl der Erläuterungen pro Tag. Auch diese Zähler bestehen nur im Arbeitsspeicher; die Zeitfenster laufen nach 15 Minuten ab, die Tageszähler werden kurz nach Mitternacht (UTC) gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

d) Anonyme Gesamtzahl bearbeiteter Briefe

Auf der Startseite zeigen wir die Anzahl erfolgreich bearbeiteter Briefe (pro Monat und gesamt). Gespeichert wird ausschließlich ein Zählwert; es werden keine IP-Adressen, keine Sitzungskennungen, keine Inhalte und keine sonstigen personenbezogenen Daten erfasst oder verknüpft. Es handelt sich nicht um eine Verarbeitung personenbezogener Daten; wir nennen die Zählung hier aus Gründen der Transparenz.

e) Funktion „Briefe bearbeiten“

Die Fotos Ihres Briefes (bis zu sechs Seiten) werden lokal in Ihrem Browser zu Text verarbeitet (OCR); die Bilder selbst verlassen Ihr Gerät nicht. An unseren Server und von dort zur Erläuterung an den KI-Dienst Mistral AI übermittelt werden nur der erkannte Text, die gewählte Sprache, die Anzahl der Seiten und je Seite ein technischer Lesbarkeitshinweis (etwa „Seite 2: schlecht lesbar“), den Ihr Gerät aus der Erkennungssicherheit berechnet. Dateinamen, Bildgröße oder andere Angaben zu den Fotos werden nicht übermittelt. Bevor der Text Ihr Gerät verlässt, ersetzt die App darin Kennnummern durch Platzhalter: IBAN, BIC, Steuer-Identifikationsnummer, Steuernummer, Sozialversicherungsnummer, Krankenversichertennummer, ein als solches gekennzeichnetes Geburtsdatum sowie Aktenzeichen, Kundennummern und ähnliche Nummern. Diese Nummern erreichen weder unseren Server noch den KI-Dienst; erst in der Erläuterung auf Ihrem Gerät werden sie wieder eingesetzt. Nummern, die auf Ihrem Gerät nicht erkannt wurden, ersetzt unser Server ein zweites Mal, bevor der Text an den KI-Dienst geht; die Zuordnung besteht nur für die Dauer der Anfrage im Arbeitsspeicher und wird nicht gespeichert. Die Ersetzung erkennt übliche Schreibweisen; ungewöhnlich geschriebene Nummern sowie Namen werden nicht ersetzt.

Kamera und Fotos. Sie können den Brief direkt auf der Seite scannen oder ein vorhandenes Foto auswählen. Beim Scannen fragt Ihr Browser um Erlaubnis für den Kamerazugriff; die Kamera ist nur aktiv, solange der Scanner geöffnet ist, und wird nach jeder Aufnahme, beim Schließen oder beim Verlassen der Seite beendet. Kamerabild und Fotos werden ausschließlich auf Ihrem Gerät verarbeitet (Erkennung des Blattes, Ausrichtung, Texterkennung), weder gespeichert noch übermittelt.

Der übermittelte Text kann Inhalte Ihres Schreibens und damit auch Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten; diese werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet (Ziffer 4).

Keine Speicherung. Weder das Bild noch der Text noch die Erläuterung werden von uns gespeichert: Der Text wird nur für die eine Anfrage verwendet und nach der Antwort aus dem Arbeitsspeicher des Servers entfernt; in unseren Protokolldateien erscheinen keine Inhalte. In Ihrem Browser verbleibt die Erläuterung nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite – weder im lokalen Speicher (localStorage) noch in einem anderen Speicher Ihres Browsers; beim Schließen des Tabs, beim Neuladen oder über die Schaltfläche „Beenden“ ist sie weg.

Vorlesen. Die Erläuterung kann mit einer auf Ihrem Gerät installierten Stimme vorgelesen werden. Dabei wird der Text nicht übertragen; Stimmen, die eine Internetverbindung benötigen, nutzt die App nicht. Ist für Ihre Sprache keine solche Stimme installiert, steht das Vorlesen nicht zur Verfügung.

Anonymisiertes technisches Protokoll. Damit wir im Beschwerdefall nachvollziehen können, ob und wie das System geantwortet hat, führen wir für diese Funktion ein tagesweises Protokoll ohne jeden Personenbezug. Es enthält ausschließlich: Datum und Stunde, Funktionsbereich, Aktion, technisches Ergebnis (Erfolg, Ablehnung, ungültige Antwort des KI-Dienstes, Dienst nicht erreichbar, unlesbare Eingabe, Limit erreicht), Sprache, Kategorie des Schreibens (Jobcenter, Sozialamt, Wohnraum, Gericht, Ausländerbehörde, Strafrecht, Schulden, Rente, Gesundheit, Sonstiges), ob ein Eskalationsfall vorlag (ja/nein), Version der Verhaltensregeln, eingesetztes Modell, Schema-Version und Bearbeitungsdauer. Es enthält weder den Text des Schreibens noch die Antwort noch eine Sitzungskennung, IP-Adresse oder sonstige Zuordnung zu einer Person. Diese Dateien werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Version des Einwilligungstextes. Beim Start der Funktion wird zusätzlich die Version (Datum) des Einwilligungstextes, dem Sie zugestimmt haben, in das Nutzungsprotokoll geschrieben – ohne Zuordnung zu Ihrer Person. Dies dient dem Nachweis, welchem Wortlaut zugestimmt wurde (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Gespeichert werden ausschließlich Datum und Stunde, Funktionsbereich, Aktion, Ergebnis, Sprache und diese Versionsangabe.

Daten Dritter in Schreiben. Behördliche Schreiben enthalten regelmäßig Angaben zu weiteren Personen – etwa Kindern, Ehepartnern, Ärztinnen und Ärzten oder Beschäftigten der Behörde. Diese Personen können wir nicht einzeln informieren (Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO): Wir kennen sie nicht und können sie nicht erreichen. Zu ihrem Schutz verwenden wir ihre Angaben ausschließlich für die eine, unmittelbare Erläuterung des Schreibens und speichern sie nicht. Mit diesem Abschnitt stellen wir die Informationen nach Art. 14 DSGVO öffentlich bereit.

Keine automatisierte Entscheidung. Die Erläuterung ist eine sprachliche Hilfe. Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall und kein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO statt. Sozheim+ trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt – etwa in rechtlichen, gesundheitlichen oder finanziellen Fragen. Was Sie tun, entscheiden Sie selbst.

f) Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, verarbeiten wir Ihre Nachricht und die darin enthaltenen Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir bewahren E-Mail-Korrespondenz bis zum Ablauf von drei Jahren nach dem Ende des Jahres auf, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde, um bei Rückfragen oder möglichen Ansprüchen nachvollziehen zu können, was besprochen wurde (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Auf Ihren Wunsch löschen wir früher, soweit dem keine berechtigten Gründe entgegenstehen.

Bitte senden Sie uns keine Briefe oder persönlichen Unterlagen per E-Mail. Für die Erläuterung eines Schreibens nutzen Sie bitte die Funktion „Briefe bearbeiten“ auf sozheim.de – dort bleibt das Foto auf Ihrem Gerät und es wird nichts gespeichert.

g) Chat

Im Chat können Sie in eigenen Worten schildern, was Sie beschäftigt. Verarbeitet werden ausschließlich der Text, den Sie selbst eingeben, und die gewählte Sprache. Das Hochladen von Dateien oder Fotos ist im Chat nicht möglich.

Einwilligung vor Gesprächsbeginn. Vor der ersten Nachricht werden Sie um Ihre Einwilligung gebeten. Ohne diese Einwilligung wird keine Nachricht an den KI-Dienst übermittelt. Die Version des Einwilligungstextes wird – wie bei der Funktion „Briefe bearbeiten“ – ohne Zuordnung zu Ihrer Person protokolliert (Art. 7 Abs. 1 DSGVO). Damit Sie nicht vor jeder Nachricht erneut gefragt werden, merkt sich unser Server für die Dauer des Gesprächs, längstens 30 Minuten und nur im Arbeitsspeicher, dass eine Einwilligung vorliegt; dafür wird eine zufällige Kennung ohne Bezug zu Ihrer Person verwendet.

Ihre Nachricht und die letzten Nachrichten des laufenden Gesprächs werden an unseren Server und von dort zur Beantwortung an den KI-Dienst Mistral AI übermittelt (Ziffer 5 b).

Besondere Kategorien personenbezogener Daten. Da Sie im Chat frei schreiben, können Ihre Nachrichten auch Gesundheitsdaten oder andere besondere Kategorien personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO) enthalten. Diese werden ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet (Ziffer 4). Der Chat fragt nicht nach Namen, Anschriften, Aktenzeichen oder Geburtsdaten und bittet Sie ausdrücklich, keine Namen, Adressen oder Nummern einzugeben; für die Antwort werden sie nicht gebraucht.

Keine Speicherung. Weder Ihre Nachrichten noch die Antworten werden von uns gespeichert. Das Gespräch besteht nur im Arbeitsspeicher der geöffneten Seite; beim Schließen oder Neuladen der Seite ist es gelöscht. Im Speicher Ihres Browsers wird vom Chat nichts abgelegt (Ziffer 9).

Automatisierte Schutzprüfungen. Bevor Ihre Nachricht an den KI-Dienst geht, prüft unser Server sie automatisch: Deutet sie auf eine Krise hin, oder geht es um ein Gerichtsverfahren, die Kündigung der Wohnung, das Aufenthaltsrecht oder eine Strafsache, wird sie nicht an den KI-Dienst gesendet. Sie erhalten dann einen festen Text mit dem Hinweis auf Krisenhilfe oder eine passende Fachstelle. Auch jede Antwort des KI-Dienstes wird vor der Anzeige automatisch geprüft: Verspricht sie einen Erfolg, empfiehlt sie ein bestimmtes Rechtsmittel, bewertet sie, ob etwas rechtmäßig ist, oder droht sie Folgen an, wird sie nicht angezeigt; Sie erhalten stattdessen einen festen Hinweistext. Spricht die Antwort Sie mit einem Namen an, wird dieser entfernt.

Anonymisiertes technisches Protokoll. Für den Chat führen wir ein tagesweises Protokoll ohne jeden Personenbezug. Es enthält ausschließlich Datum und Stunde, Funktionsbereich, Aktion, technisches Ergebnis, Sprache und die Version des Einwilligungstextes. Inhalte des Gesprächs, Sitzungskennung und IP-Adresse werden nicht erfasst. Die Dateien werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht (Ziffer 7).

Keine automatisierte Entscheidung. Der Chat ist eine sprachliche Orientierungshilfe. Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Einzelfall und ein Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO finden nicht statt. Sozheim+ trifft keine Entscheidung, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt – etwa in rechtlichen, gesundheitlichen oder finanziellen Fragen. Was Sie tun, entscheiden Sie selbst.

4. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:

• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) für die Verarbeitung des erkannten Brieftexts und Ihrer Chatnachrichten; für besondere Kategorien personenbezogener Daten, die in Schreiben oder in Chatnachrichten enthalten sein können, Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO).
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) an der technischen Bereitstellung, IT-Sicherheit, Missbrauchsprävention und einer minimalen Nutzungsmessung ohne Kennung sowie an der Beantwortung von Anfragen, die Sie uns per E-Mail senden (Ziffer 3 f).

Sozheim+ richtet sich an Erwachsene. Mit der Einwilligung bestätigen Sie, dass Sie mindestens 18 Jahre alt sind. Ihr Alter wird dabei weder abgefragt noch gespeichert.

Sozheim+ wird unentgeltlich angeboten; ein Vertrag kommt nicht zustande, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist daher keine Rechtsgrundlage.

Widerruf der Einwilligung. Sie erteilen die Einwilligung vor jeder Nutzung neu; sie gilt jeweils nur für das aktuelle Schreiben oder das aktuelle Gespräch. Sie widerrufen sie, indem Sie die Funktion nicht weiter nutzen, den Chat schließen oder den Tab schließen. Da wir weder den Text Ihres Schreibens noch Ihre Chatnachrichten noch die Antworten speichern, ist die Verarbeitung mit der Anzeige der Antwort abgeschlossen; nach dem Widerruf liegen bei uns keine Daten mehr vor, die gelöscht werden könnten. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Freiwilligkeit. Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne Ihre Einwilligung können die Funktion „Briefe bearbeiten“ und der Chat nicht genutzt werden; die Beruhigungsübungen und Notfallinformationen stehen Ihnen ohne Einwilligung zur Verfügung. Die Server-Logdaten (Ziffer 3 a) sind für den Aufruf der Website technisch erforderlich.

5. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Ihre Daten erhalten ausschließlich die folgenden Dienstleister, die wir als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO einsetzen. An sonstige Dritte geben wir Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind. Wir verkaufen keine Daten und geben sie nicht für Werbung weiter.

a) Hosting-Provider

Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, für den Betrieb des Servers. Grundlage ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO (Fassung 1.1 vom 10. Februar 2025, abgeschlossen am 30. Januar 2026). Die Verarbeitung erfolgt im Rechenzentrum Nürnberg. Die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Rechenzentren wurden durch die TÜV Rheinland i-sec GmbH geprüft (Bericht Nr. 63017020-01 vom 11. Februar 2025); Abweichungen wurden nicht festgestellt.

b) KI-Dienstleister

Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, zur Erläuterung des übermittelten Brieftexts und zur Beantwortung von Chatnachrichten. Die Übermittlung erfolgt an den EU-Endpunkt des Dienstes. Grundlage ist das Data Processing Addendum von Mistral AI vom 28.11.2025, das mit der Nutzungsvereinbarung nach Art. 28 DSGVO einbezogen wird.

Für unser Konto bei Mistral AI sind folgende Einstellungen aktiviert:

• Die übermittelten Inhalte werden nicht zum Training der Modelle verwendet; die Nutzung für das Training ist in unserem Konto abgeschaltet.
• Es ist die Nullspeicherung (Zero Data Retention) aktiviert: Inhalte von Anfragen und Antworten werden nicht länger gespeichert oder protokolliert, als es zur Erzeugung der Antwort technisch erforderlich ist. Eine Speicherung zu Zwecken der Fehleranalyse oder Auswertung findet nicht statt.

Aufgrund dieser Einstellungen verwendet Mistral AI die Inhalte weder zum Training seiner Modelle noch zur Missbrauchsüberwachung als eigener Verantwortlicher (Ziffer 2.3 des Data Processing Addendum).

c) E-Mail-Provider

united-domains GmbH, Gautinger Straße 10, 82319 Starnberg (Domain sozheim.de und Postfach info@sozheim.de). Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO vom 20.09.2026. Die Verarbeitung findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt.

Als Unterauftragnehmer sind benannt: NorthC Deutschland GmbH (Nürnberg, München), IONOS SE (Montabaur), Open-Xchange GmbH (Olpe) und Akamai Technologies GmbH (Garching).

6. Verarbeitungsort und Drittlandübermittlung

Der KI-Dienst Mistral AI wird über seinen EU-Endpunkt angesprochen; die Verarbeitung erfolgt in der Europäischen Union. Soweit Mistral AI Unterauftragsverarbeiter außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums einsetzt, erfolgt eine Übermittlung nur auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission oder der EU-Standardvertragsklauseln (Ziffer 8 des Data Processing Addendum). Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist unter trust.mistral.ai abrufbar.

Die Verarbeitung durch den E-Mail-Provider findet ausschließlich innerhalb der Europäischen Union statt (Ziffer 5 c).

Der Server wird im Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Nürnberg betrieben; diese Verarbeitung findet ausschließlich in Deutschland statt (Ziffer 5 a).

7. Speicherdauer

Daten	Speicherdauer
Brieftext, Bild und Erläuterung	keine Speicherung bei uns (nur Verarbeitung im Arbeitsspeicher für die Dauer der Anfrage) und keine Speicherung beim KI-Dienstleister über die Erzeugung der Antwort hinaus (Zero Data Retention, Ziffer 5 b)
Anonymisiertes technisches Protokoll der Funktion „Briefe bearbeiten“ (Ziffer 3 e)	90 Tage, danach automatische Löschung der Tagesdatei
Nutzungsstatistik ohne Kennung (Ziffer 3 b)	90 Tage, danach automatische Löschung der Tagesdatei
Sicherheitsprotokoll (Ziffer 3 c)	14 Tage, danach automatische Löschung
Zähler zur Begrenzung der Nutzung (Ziffer 3 c, nur Arbeitsspeicher)	Zeitfenster 15 Minuten; Tageszähler bis kurz nach Mitternacht (UTC)
Prüfsummen der Protokolldateien (Integritätsnachweis, nur Hashwerte)	90 Tage
Anonymer Zähler bearbeiteter Briefe (Ziffer 3 d)	unbefristet, da keine personenbezogenen Daten
Server-Logdaten (Ziffer 3 a)	7 Tage, danach automatische Löschung; IP-Adresse nur gekürzt gespeichert
Chatnachrichten und Antworten	keine Speicherung (nur Verarbeitung im Arbeitsspeicher für die Dauer der Anfrage)
Anonymisiertes technisches Protokoll des Chats (Ziffer 3 g)	90 Tage, danach automatische Löschung der Tagesdatei
E-Mail-Korrespondenz	Drei Jahre nach Ende des Jahres, in dem die Anfrage abgeschlossen wurde (Ziffer 3 f); auf Wunsch früher. Server-Protokolle beim E-Mail-Provider werden teilweise mit gekürzter IP-Adresse geführt oder nach sieben Tagen gelöscht. Nach Ende des Vertrags mit dem E-Mail-Provider werden die Daten automatisch gelöscht, Sicherungskopien in der Regel binnen vierzehn Tagen.

Die Löschung erfolgt automatisch durch unseren Server, täglich für alle Dateien, die älter als die jeweils genannte Frist sind. Tagesdateien aus der Zeit vor dem 20. Oktober 2026 enthalten noch die genaue Uhrzeit und für die Bereiche Beruhigungsübungen und Notfallinformationen eine zufällige Sitzungskennung des Browser-Tabs; sie werden mit Ablauf der 90-Tage-Frist gelöscht. Bei sicherheitsrelevanten Vorfällen bewahren wir die betroffenen Einträge bis zur Klärung des Vorfalls auf.

Für die Verarbeitung durch den KI-Dienstleister gelten zusätzlich dessen Datenschutzbestimmungen und der Auftragsverarbeitungsvertrag (Ziffer 5 b).

8. Sicherheit

Alle Verbindungen zwischen Ihrem Browser und unserem Server sind verschlüsselt (HTTPS, TLS 1.2 oder 1.3); unverschlüsselte Aufrufe werden automatisch auf HTTPS umgeleitet. Auch die Verbindung von unserem Server zum KI-Dienst ist verschlüsselt. Der Zugang zum Server ist nur per Schlüssel möglich (keine Passwort-Anmeldung) und durch eine Firewall sowie eine automatische Sperre bei wiederholten Fehlversuchen geschützt. Bei fehlgeschlagenen Anmeldeversuchen am Serverzugang werden die IP-Adressen der Absender höchstens sieben Tage protokolliert; Besucherinnen und Besucher der Website sind davon nicht betroffen. Zugangsschlüssel für den KI-Dienst liegen nur auf dem Server und sind nur für den Dienst lesbar. Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten melden wir diese der Aufsichtsbehörde, soweit dies gesetzlich vorgesehen ist (Art. 33 DSGVO). Da wir keine Kontaktdaten der Nutzerinnen und Nutzer haben, informieren wir Betroffene, wenn dies erforderlich ist, durch eine öffentliche Bekanntmachung auf sozheim.de (Art. 34 Abs. 3 lit. c DSGVO); wer uns per E-Mail geschrieben hat, wird zusätzlich direkt benachrichtigt.

9. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Tracking-, Analyse- oder Marketing-Cookies und keine Dienste Dritter zu diesem Zweck ein. Für den Betrieb der Anwendung wird ausschließlich technisch notwendige lokale Speicherung in Ihrem Browser verwendet:

• Ihre Spracheinstellung (localStorage; bleibt bis zum Löschen der Browserdaten).
• Der Fortschritt der Übung „Warmes Fenster“ – ein Zahlenwert zwischen 0 und 1 (localStorage; bleibt bis zum Löschen der Browserdaten). Er enthält keine personenbezogenen Angaben.
• Wenn Sie den Hinweis zur Installation als App schließen, wird das Datum gespeichert, damit er 30 Tage lang nicht erneut erscheint (localStorage; bleibt bis zum Löschen der Browserdaten). Es enthält keine personenbezogenen Angaben.
• Das Sprachmodell der Texterkennung – eine allgemeine Datei für die deutsche Sprache (rund 2 MB) ohne personenbezogene Daten. Es wird beim ersten Aufruf von „Briefe bearbeiten“ von unserem Server geladen und im Browser zwischengespeichert, damit es nicht bei jedem Schreiben erneut geladen werden muss (IndexedDB; bleibt bis zum Löschen der Browserdaten). Fotos, erkannter Text und Erläuterungen werden dort nicht gespeichert.

Außerdem registriert die Seite einen technischen Hintergrunddienst (Service Worker), damit Sie Sozheim+ als App auf dem Startbildschirm installieren können. Er speichert keine Inhalte und keine Daten; alle Anfragen gehen unverändert an unseren Server.

Cookies werden nicht gesetzt.

Weitere Daten werden nicht im Browser gespeichert – weder der Text Ihres Schreibens noch die Erläuterung, noch ein Vermerk über Ihre Einwilligung. Die Einwilligung wird bei jedem Aufruf der Funktion erneut erfragt.

Diese Speicherung ist für die von Ihnen angeforderte Funktion unbedingt erforderlich und bedarf daher keiner gesonderten Einwilligung (§ 25 Abs. 2 TDDDG); ein Cookie-Banner ist nicht erforderlich. Es wird kein dauerhafter Geräte-Identifikator gesetzt.

10. Ihre Rechte

Sie haben – soweit die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen – folgende Rechte:

• Auskunft über Ihre verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO, Ziffer 4)

Für all das genügt eine formlose Nachricht an info@sozheim.de. Wir beantworten Ihre Anfrage innerhalb eines Monats (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO). Soweit wir Daten auf Grundlage unseres berechtigten Interesses verarbeiten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO), können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir verarbeiten die Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Auch hierfür genügt eine formlose Nachricht an info@sozheim.de.

Bitte beachten Sie: Brieftexte, Erläuterungen und Chatnachrichten speichern wir nicht, und wir führen keine Benutzerkonten. Zu diesen Inhalten liegen bei uns daher keine Daten vor, über die wir Auskunft geben oder die wir löschen könnten; die Protokolle nach Ziffer 3 enthalten keine Angaben, die wir Ihnen zuordnen können (Art. 11 DSGVO). Wenn Sie uns Angaben machen, die eine Zuordnung ermöglichen, prüfen wir Ihr Anliegen selbstverständlich. Für E-Mails, die Sie uns geschrieben haben, gelten Ihre Rechte uneingeschränkt: Wir geben Auskunft und löschen auf Wunsch.

Beschwerderecht (Art. 77 DSGVO). Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 18, 91522 Ansbach, www.lda.bayern.de. Sie können sich auch an die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnorts wenden.

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Sozheim+ oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf sozheim.de veröffentlichte Fassung.